Tomar decisiones no es fácil, a pesar de que diariamente lo hacemos a lo largo de todas y cada una de las actividades cotidianas de nuestra vida. Desde el momento mismo que nos levantamos de la cama decidimos levantarnos “con el pie izquierdo” o no; lo cual depende de nuestra iniciativa y responsabilidad. Es decir, incluso para tomar esta decisión dependemos de nuestra capacidad para responder a las acciones a las que nuestros roles nos enfrentan. Muy especialmente, dependemos de la capacidad para orientar el primer paso tomado hacia el rumbo al cual deseamos dirigirnos.
Al dirigirnos en nuestro automóvil, por ejemplo, de casa al trabajo, y llegar a un crucero que nos recibe con la luz preventiva en el semáforo y sin ningún auto frente a nosotros, podemos tomar una decisión considerando las diferentes opciones del momento: podemos disminuir la velocidad y esperar a que la luz roja aparezca, para posteriormente seguir nuestro camino en línea recta; podemos, al darnos cuenta que no vienen autos en el carril lateral, dar vuelta a la derecha sin hacer alto en el semáforo y continuar nuestro camino por una ruta alternativa; una tercera opción sería correr el riesgo y acelerar el paso en línea recta con el semáforo en amarillo. Desde luego, cada una de estas opciones se toman dependiendo de las circunstancias pero sobre todo del conocimiento hacia dónde vamos y de los principios o reglas que queremos seguir al tomar decisiones. En este caso, el rumbo deseado es llegar a la oficina, mientras que los principios a seguir corresponden a las reglas de tránsito y al tiempo que nos queda para llegar puntualmente a nuestro destino.
La vida cotidiana nos lleva a sistematizar las decisiones y ligarlas con nuestros hábitos, por lo que algunas decisiones se dan de forma automática y espontánea, volviéndose imperceptibles y difíciles de modificar. El sostenimiento de un hábito durante un largo período de tiempo nos lleva a un estado de comodidad en el cual cambiar dicho hábito requiere de toda nuestra voluntad para tomar nuevas decisiones y poder establecer nuevos hábitos. Esto definitivamente depende de la iniciativa personal o privada de cada uno de nosotros.
En el ámbito organizacional también enfrentamos dificultades al iniciar un nuevo grupo de trabajo, pero al igual que en la vida privada, una vez que identificamos la visión futura de la organización que deseamos lograr en un período de tiempo determinado, y además de forma practica se reconocen los principios para la toma de decisiones, el equipo va sincronizando sus decisiones, permitiendo el fortalecimiento de la “iniciativa colectiva”; es decir, de la capacidad para orientar el primer paso hacia el rumbo deseado para la organización.
La principal dificultad para que ello ocurra es lograr homogeneizar los niveles de iniciativa privada o particular de cada uno de los integrantes del equipo que toma parte en las decisiones. Podríamos describir seis niveles diferentes de iniciativa en las personas. Estos se describen a continuación, ordenados según el grado de responsabilidad que se adopta o se exige:
NIVELES DE INICIATIVA PERSONAL
Nivel I: Espera que se le ordene actuar.
Nivel II: Pregunta antes de actuar.
Nivel III: Recomienda acciones.
Nivel IV: Actúa y reporta inmediatamente.
Nivel V: Actúa y reporta periódicamente.
Nivel VI: Actúa por su cuenta.
Los diferentes niveles jerárquicos de la organización definen de forma implícita el margen de libertad para la iniciativa personal y así también, el rol exigido por cada puesto del organigrama permite actuar en el nivel adecuado dentro del ámbito de las decisiones que competen a cada quien. Uno de los principales síntomas de falta de claridad en el nivel que corresponde a cada posición y rol organizacional se refleja en la dependencia hacia los niveles superiores de la organización para la toma de decisiones, comúnmente etiquetado este efecto como “centralismo”, así como la utilización de pretextos que evaden la responsabilidad, buscando echar culpas a otras dependencias o personas por la falta de eficiencia o eficacia en las acciones organizacionales.
Mejorar la iniciativa privada y colectiva dentro de una organización forma parte de un proceso complejo y lento, pero que los grupos de trabajo van desarrollando en la práctica, siempre que el rumbo y los principios para la toma de decisiones sean claros y respetados por cada uno de sus integrantes.